Wir haben daher unsere Bank-Exporte aufgerüstet, so dass Sie auch in Zukunft in der Lage sind, Überweisungen als Sammelüberweisung und Lastschriften als Sammellastschrift an Ihre Hausbank zu übergeben.
Folgende Grundeinstellungen sind im Umgang mit SEPA vorzunehmen:
SEPA-Überweisung
Hinterlegen Sie IBAN und BIC in den Bankdaten der Kontakte, sowie in den Stammdaten Ihres Accounts (Klick auf Ihren Firmennamen in der Navi rechts oben)
Zum Thema SEPA Überweisung ist ansonsten nichts grundlegendes zu beachten. Sie filtern "Dokumente" -> "Rechnungen" und markieren die Ergebnisse über die Checkbox(en) -> nun einfach das Export-Icon klicken und die entsprechende Export-Vorlage auswählen. Der erzeugte Export kann dann bei Ihrer Bank eingereicht werden.
SEPA-Lastschrift
Hinterlegen Sie neben oben genannten IBAN/BIC auch Ihre Gläubiger-ID in den Stammdaten Ihres Accounts
Die Gläubiger-ID können Sie hier beantragen: https://extranet.bundesbank.de/scp/
HINWEIS:
Wir setzen vorraus und prüfen nicht, dass Sie zum Einzug von Lastschriften von Ihrer Hausbank und Ihren Kunden bevollmächtigt sind. SalesKing ermöglicht lediglich aus technischer Sicht den Export der erforderlichen Informationen. Da die jeweiligen Banken durchaus unterschiedliche Richtlinien verfolgen, kann es zu Unregelmäßigkeiten kommen, die wir nicht beeinflussen können - bitte informieren Sie uns in diesem Falle unter Nennung aller Ihnen zugägnlichen Informationen zu etwaigen Fehlern - wir werden dann versuchen hier zielführende Lösungen zusammen mit Ihnen zu erarbeiten.Es empfiehlt sich daher, per SEPA-Lastschrift eingezogene Rechnungen mit einer Fälligkeit von min. 14 Tagen (min. Termin zur Vorankündigung von SEPA-Lastschrifteinzügen)
HINWEIS:
Alle exportierten Werte beziehen sich auf die Bruttosumme(!) des Dokumentes - es wird hierbei also davon ausgegangen, dass die Währung EUR ist!
Es gibt verschiedene Arten des SEPA-Lastschrift-Mandats
Einmalige: Sie haben das Mandat(Einzugsermächtigung), einmalig einen Betrag bei Ihrem Kunden einzuziehen
Wiederkehrende: Sie haben das Mandat(Einzugsermächtigung), mehrmals Beträge bei Ihrem Kunden einzuziehen
* ein Mandat verfällt automatisch wenn im Rahmen des Mandats über einen Zeitraum von 36 Monaten ab dem ersten Einzug kein Folgeeinzug durchgeführt wurde
* Einzüge müssen gegenüber dem Kunden mindestens 14 Tage vor Einzug angekündigt werden(z.B. durch zugehen der Rechnung mit einer Fälligkeit von 14 Tagen)
Die SEPA spezifischen Informationen zu einer Rechnung sind je Rechnung zu hinterlegen. Dazu klicken Sie bei Erstellung/Bearbeitung des Dokumentes auf "SEPA Lastschrift" und machen die nun abgefragten Angaben.
"Mandatsreferenz" = ist eine eindeutige und einmalige, dem Kunden bekannte Kennzeichnung der Einzugsermächtigung (Vertragsnummer/fortlaufende Nummer) // die Mandatsreferenz ist dem Kunden im Vorfeld, spätestens jedoch bei o.g. Ankündigung mitzuteilen.
"Mandatsdatum" = ist das Datum, an dem Ihnen das Mandat erteilt wurde
"Ausführungstyp" = handelt es sich um einen einmaligen oder wiederkehrenden Einzug?
HINWEIS zum Ausführungstyp:
Der Erste eines wiederkehrenden Einzugs sind mit dem Ausführungstyp "Erster" zu kennzeichnen, Folgeeinzüge sind dann mit dem Ausführungstyp "wiederkehrend" und der Letzte Einzug mit dem Ausführungstyp "Letzter"(kann unserer Meinung nach wegfallen, da nach 36 Monaten das Mandat ungültig wird...) zu kennzeichnen.
HINWEIS zum Ausführungstermin:
SalesKing nutzt als Ausführungstermin ausschließlich das Fälligkeitsdatum der jeweiligen Rechnung. Das für Ihren Use-Case zielführende Intervall zur Ausführung von SEPA-Exporten/Fälligkeiten von Rechnungen klären Sie bitte im Einzelfall mit Ihrer Bank, da wir hier keine pauschalen Aussagen zu treffen können.
Für den Umgang mit "wiederkehrenden Rechnungen in Kombination mit der SEPA-Lastschrift" empfehlen wir folgende Workflows:
Bestehende wiederkehrende Rechnungen:
Bearbeiten Sie diese hinsichtlich der SEPA spezifischen Informationen - hieraus erstellte Rechnungen "erben" dann diese Informationen - der Ausführungstyp ist auf "wiederkehrend" zu setzen.
NEUE wiederkehrende Rechnungen:
Erstellen Sie zuerst eine einfache Rechnung, in der Sie die SEPA spezifischen Informationen und besonders den Ausführungstyp auf "Erster" setzen. DANN erstellen Sie über die Bearbeitungsoptionen aus dieser Rechnung eine wiederkehrende Rechnung("Regelmässig wiederholen"). Passen Sie hier nun das Ausführungsdatum auf die nächste Ausführung an und den Ausführungstyp auf "wiederkehrend".