Teams

Teameinstellungen

Durch die Zuweisung von Teams wird für Benutzer die Sichtbarkeit von Daten gesteuert.
Bei folgenden Daten greift die Teamzuweisung:

Dokumente
Kontakte
Produkte
Vorlagen
E-Mails
Kommentare
Abrechnungskonten

Um ein neues Team anzulegen klicken Sie auf den Link ‘Neues Team’.
Im nächsten Schritt vergeben Sie den Namen für Ihr neues Team, und definieren gegebenenfalls ein übergeordnetes Team (falls vorhanden).
Abschließend werden dem Team die Benutzer zugewiesen.

Neu erstellte Kontakte erhalten initial immer das Team des Benutzers der den Kontakt anlegt.
Diese Einstellung kann direkt bei der Erstellung des Kontaktes oder auch nachträglich geändert werden.

Achtung:
Alle zu einem Kontakt erstellten Dokumente, Kommentare etc. "erben" IMMER das Team des Kontaktes!
Wenn das Team auf Ebene des Kontaktes geändert wird, werden also auch alle Dokumente, Kommentare etc. hinsichtlich Ihrer Teamzugehörigkeit und somit Sichtbarkeit aktualisiert.
Achtung: Abrechnungskonten, welche eine Teamzuweisung haben und mit einem Kontakt/Dokument verbunden sind, erben NICHT auf Ebene des Kontaktes geänderte Teamzuweisungen!

Durch die Möglichkeit der nachträglichen Bearbeitung können Kontakte, und alle zu dem Kontakt gehörenden Dokumente etc., nach Beendigung eines Vorgangs an das nächste dann “zuständige” Team übergeben werden.

Link zu Bereich:

Verhalten von Teamzuweisungen

Benutzer ohne Teamzuweisung sehen alle Daten in dem Account. Benutzer mit Teamzuweisung (mehrere Teams pro Benutzer möglich) sehen nur die Daten der Teams denen sie zugewiesen sind.

Zusätzlich wird zwischen den “Ebenen” von Teams unterschieden.
Befindet sich ein Benutzer in einem sogenannten “übergeordneten Team” sieht dieser alle Daten dieses übergeordneten Teams UND alle Daten der hierin untergeordneten Teams.
Dieses Verhalten ist z.B. dann sinnvoll wenn Benutzer leitenden Positionen (=übergeordnetes Team) und nicht leitenden Positionen (=untergeordnetes Team) haben.

Beispiel:
Ein Unternehmen hat Vertriebsteams und diese vertreiben ihre Produkte in unterschiedlichen Gebieten. Um nun die jeweiligen Kontakte, sowie im Ergebnis deren Dokumente etc., vor Zugriff durch das jeweils andere Vertriebsteam zu bewahren bietet es sich an diese in den jeweiligen “Gebiets-Teams” zu bündeln.