Wiederkehrende Rechnungen
Durch wiedekehrende Rechnungen werden, in vom Benutzer definierten Intervallen, Dokumente mit dem Typ Rechnung erstellt und wenn gewünscht direkt ein PDF erzeugt und per E-Mail versendet.
Wiederkehrenden Rechnung erstellen
Um eine wiederkehrende Rechnung zu erstellen gehen Sie vor wie im Punkt Erstellung eines Dokumentes beschrieben.
In der mittleren Box werden der Intervall, das End- und das Startdatum definiert.
Hinweis: Ist das Startdatum identisch mit dem Erstelldatum wird beim Speichern der wiederkehrenden Rechnung umgehend die erste Rechnung erstellt.
Wiederkehrende Rechnung automatisch versenden
Um die aus einer Wiederkehrung erstellten Rechnungen direkt als offen zu speichern, ein PDF zu erzeugen und dieses dann automatisch zu versenden sind die entsprechenden Einstellungen zu Versandart, PDF- und E-Mail-Vorlage ganz unten in der Erstell-/Bearbeitungsansicht zu treffen.
Achtung:
Der automatische Versand funktioniert nicht mit den vordefinierten E-Mail-/PDF-Vorlagen.
Um diese Funktion zu nutzen müssen zuvor eigene E-Mail-/PDF-Vorlagen erstellt worden sein.
Lassen Sie die Einstellungen zum automatischen Versand unberührt werden sie per E-Mail über die Erstellung von neuen Rechnungen benachrichtigt.
Diese befinden sich dann im Status 'Entwurf' und müssen noch manuell geöffnet und versendet werden.
Abrechnungszeitraum automatisch abrufen
Je nach dem, wie abgerechnet wird, können Sie den der wiederkehrenden Rechnung zugrundliegenden Abrechnungszeitraum automatisiert über spezielle Platzhalter abrufen.
Vorgelagerte Abrechnung: [this_start] - [this_end]
Nachgelagerte Abrechnung: [prev_start] - [prev_end]
Hinweis: Die Platzhalter werden erst in der aus der wiederkehrenden Rechnung erstellten Rechnung mit Inhalten gefüllt, da die Daten erst zu diesem Zeitpunkt errechnet werden können.
Tipp: Die Platzhalter "hören" auf das Erstellungsdatum der jeweiligen Rechnung. Die Verwendung ist somit unabhängig davon, wann ein aus einer Wiederkehrung erstellter Rechnungsentwurf als "offen" (Datum und Nummer werden vergeben) gespeichert wird.