Digitale Rechnungen
Keine Ahnung worum es geht? Dann hier zunächst ein guter Artikel mit grundsätzlichen Erklärungen:
Sie können in SalesKing digitale Rechnungen im XML Format nach dem Standart: Factur-X / Zugferd EN16931 Basic erzeugen. Die Rechnungsinformationen im XML-Format werden von uns automatisch in einer 'Hybrid' Rechnung in Ihr PDF eingebettet. Die Basiseinstellungen dazu sind in einer PDF-Vorlage vorzunehmen. Unsere Standartvorlagen zu Rechnung und Gutschrift werden dafür eingerichtet.
Inhaltliche Vorrausetzungen für valide digitale Rechnung (grob):
- es muss eine Adresse in Ihrer Firma und sämtlichen Rechnungsempfängern hinterlegt sein.
- allen Adressen benötigen einen gültigen Ländercode: DE (bestehenden Adressen OHNE Länderkode, mit 'D' oder 'Deutschland' werden automatisch auf DE gesetzt)
- gültige VAT / Steuernummern in Ihrer Firma
- gültige VAT / Steuernummern in Ihren B2B Kunden
- gütliges Datum, Nummer in der Rechnung / Gutschrift (müssen geöffnet sein)
- Rechnungen ohne MWSt benötigen einen passenden Steuerbefreiungsgrund
- die Steuerbefreiungsgründe (unter Einstellungen/Mengen/Steuerbefreiung) müssen einen gültigen Code beinhalten
Technische Vorausetzungen
- die PDF Vorlage muss als PDF/A-3b vorliegen
- beim Generieren fügen wir sRGB als ICC Profil für den output-intent ein
XML erzeugen
Im Drucken-Dialog haben Sie die Möglichkeit, das Zugferd-XML als separate Datei zu erzeugen. Diese ist nach dem Druck als Anhang verfügbar und kann heruntergeladen, versendet oder geprüft werden.
PDF erzeugen
Die Standard / System PDF Vorlagen für Rechnungen und Gutschriften werden auf den PDF/A-3b Standart umgestellt. Wenn Sie eigene Vorlagen haben, müssen diese ebenfalls als PDF/A-3b gespeichert/angepasst werden (via Acrobat Professional).
Im Dialog zum PDF-Vorlagen bearbeiten (erstes Edit Symbol in der Liste) können Sie das XML Format der digitalen Rechnung setzen. Erst wenn dieser Schalter aktiv ist, wird eine hybride Zugferd XML + PDF Rechnung erzeugt.
Spass mit dem Staat
Trotz der von uns bereitgestellten Möglichkeiten kann ein Dokument durch fehlende oder falsche Inhalte von den Steuerbehörden in Frage gestellt werden!
Stand 04.11.2024 das aktuellste Dokument unseres Finanzministeriums zum Thema: